Bewerbungsabsage: Auf den richtigen Ton kommt es an!

Veröffentlicht auf 12-05-2017

Kaum etwas ist frustrierender für Kandidaten, als gescheiterte Bewerbungen. Bewerbungsabsagen richtig zu formulieren ist deshalb enorm wichtig. Dies gilt nicht nur für den Bewerber, sondern auch für das Unternehmen selbst, denn schlechtes Verhalten spricht sich bekanntlich rum und kann so dem Arbeitgeberimage schädigen. Wir haben euch die wichtigsten Tipps und Tricks zusammengestellt!

Bewerbungsabsage klug formulieren
Es ist eine große Herausforderung für Recruiter, den Bewerbungsprozess so zu gestalten, dass ein Kandidat trotz Absage zufrieden zurückbleibt. Ein aktueller Artikel in der Frankfurter Allgemeinen gibt an, dass ein durchschnittlicher Arbeitssuchender 25 Bewerbungen verschickt, bevor er eine Zusage erhält. Das heißt 24mal „Leider müssen wir Ihnen mitteilen, …“ oder „Für Ihren weiteren beruflichen Weg wünschen wir Ihnen alles Gute“. Frustration lässt sich hier kaum komplett vermeiden. Allerdings ist es besonders frustrierend für Kandidaten, überhaupt keine Rückmeldung zu erhalten. So ergab die „Recruiting-Trends 2017“ Studie der Stellenbörse Monster, dass drei von zehn Kandidaten keine Bewerbungsabsage erhalten. Bewerber berichten außerdem, dass Nachfragen bei einem Unternehmen häufig in unfreundlichen Auseinandersetzungen endet. All dies führt zu einer negativen Wahrnehmung seitens des Kandidaten und vergrößert die Wahrscheinlichkeit von negativen Bewertungen oder anderen rufschädigen Maßnahmen gegen einen Arbeitgeber.

Juristische Schwierigkeiten
Ein häufiger Grund für standardisierte Bewerbungsabsagen ist die Angst vor juristischen Konsequenzen. Besonders auf Grund des allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG), welches seit 2006 in Kraft ist und die Diskriminierung im Arbeitsleben verhindern soll, fürchten sich Personalmitarbeiter vor Klagen. Von Juristen wird empfohlen, Absagen überhaupt nicht mehr zu erläutern, um erst überhaupt keinen Ansatzpunkt für mögliche Klagen seitens des Bewerbers zu riskieren.
Genau hier entsteht das Dilemma zwischen der juristischen Sicherheit und positivem Personalmarketing. Laut Berater Athanas, führt genau dieses Dilemma und die resultierende allgemeine Verunsicherung dazu, dass Unternehmen sich hinter allgemeinen Floskeln verstecken.
Individuelle Gründe und Rechtfertigungen einer Bewerbungsabsage lässt das AGG kaum zu.

„Das ist die gemeinsame Kröte, die Arbeitgeber und Arbeitnehmer schlucken müssen, um weniger Diskriminierung zu erzielen. Feedback ist damit natürlich dem Arbeitnehmer praktisch genommen.“, sagt Arbeitsrechtler Alexander Bredereck

Gerade dieser Mangel an Feedback macht Bewerbern zu schaffen. So wünschen sich vor allem Bewerber, die sogar zu einem Gespräch eingeladen wurden, individuelles Feedback und konstruktive Kritik. Diese Rückmeldungen werden Unternehmen hoch angerechnet und vermitteln eine gewisse Transparenz gegenüber des Kandidaten. Allerdings ist die Angst der Arbeitgeber vor rechtlichen Folgen ebenfalls nachvollziehbar.

Diskriminierung vorbeugen

Diskriminierung vermeiden: So geht’s!
Laut der „Recruiting Trends“-Studie gibt nur ein Viertel der befragten Unternehmen spezifische Absagegründe an. Allerdings wünschen sich gleichzeitig neun von zehn Kandidaten detaillierte Informationen über ihre Bewerbungsabsage. Ein Großteil der Unternehmen, 70 Prozent um genau zu sein, gibt jedoch an, nichts an der jetzigen Strategie ändern zu wollen. Dies ist auf Grund der Rechtslage nachvollziehbar, allerdings gibt es verschiedene Möglichkeiten Diskriminierung in einer Bewerbungsabsage zu vermeiden. So ist es beispielsweise essentiell, darauf zu achten, dass keine Absagegründe genannt werden, die das Alter oder das Geschlecht eines Kandidaten beinhalten. Generell gilt die Regel, dass man sich am besten mit Juristen über mögliche Formulierungen abstimmt. Außerdem wird von der Stellenbörse Monster empfohlen, geschwollene Formulierungen und Standardphrasen zu vermeiden. Eine offene und ehrliche Darstellung der Situation sowie den Gründen für eine Bewerbungsabsage sollten Teil einer jeden Rückmeldung sein.

Candidate Experience verbessern
Ein enorm wichtiger Faktor, um Frustration von Bewerbern vorzubeugen, ist eine positive Candidate Experience. Unter Candidate Experience versteht man die Summe der Wahrnehmungen und Erfahrungen, die ein Kandidat mit einem potenziellen Arbeitgeber während des gesamten Bewerbungsprozesses sammelt. Aktuelle Forschung zeigt, dass die Qualität von neuen Anstellungen eines Unternehmens sich zu mehr als 70% verbessert, wenn man aktiv in die Candidate Experience investiert.

Maßnahmen, die sich positiv auf die Candidate Experience auswirken können, sind zum Beispiel Bewerbungsgespräche auf Augenhöhe. So können Unternehmen Kandidaten unter anderem Kurzbiographien der Gesprächsteilnehmer schicken. Dies hilft das Informationsgefälle zwischen Kandidat und Personalmitarbeiter auszugleichen. Denn während der Arbeitgeber dank Lebenslauf und Anschreiben bestens informiert ist, wissen Bewerber häufig nicht, wem sie im Bewerbungsgespräch gegenübersitzen werden.

Das Konzept einer positiven Candidate Experience ist zwar weitläufig bekannt, hat aber an vielen Stellen noch Verbesserungsbedarf. Die “Candidate Experience Studie” von Peter Wald bestätigt dies, denn nur 17 Prozent der befragten Arbeitssuchenden fühlt sich von einem Unternehmen respektiert beziehungsweise merkt, dass sich ein Unternehmen Mühe gibt. Schafft man es diesen Prozentsatz zu verbessern, verringert man gleichzeitig die Wahrscheinlichkeit von negativen Konsequenzen bei Bewerbungsabsagen.

Aufmunternde Formulierung

Bewerbungsabsagen richtig formulieren
Eine perfekte Bewerbungsabsage zu formulieren ist so gut wie unmöglich. Allerdings gibt es einige hilfreiche Richtlinien, an denen man sich orientieren kann:

  1. Transparenz schaffen
  2. Aufmunterungen schaden nicht
  3. Absage Repertoire erweitern

Transparenz und Offenheit sind zentrale Aspekte jeder Bewerbungsabsage. So sollten Kandidaten bestenfalls zu jedem Zeitpunkt des Bewerbungsprozesses wissen, an welchem Punkt sie sich befinden. Verzögerungen und Komplikationen sollten daher direkt mit dem Kandidaten kommuniziert werden.

Eine aufmunternde Formulierung der Absage kann die Frustration des Kandidaten verringern und eventuell sogar dafür sorgen, dass er das Unternehmen an andere weiterempfiehlt. Hierbei sind vor allem konstruktive Hinweise, die sich als hilfreich für kommende Bewerbungen erweisen können, die beste Art und Weise eine Bewerbungsabsage zu vermitteln.

Der dritte Tipp ist es Standardabsagen zu vermeiden beziehungsweise das Repertoire dieser zur erweitern. Ein gutes Beispiel hierfür bietet Marcel Rütten, Personalmanager der Kindernothilfe, und seine Personalabteilung: Sie verfügen über knapp 100 Vorlagen für Absageschreiben. Jedes Absageschreiben enthält dabei eine klare Aussage dazu, wie die Bewerbung auf Rütten und sein Team gewirkt hat.

Lust auf mehr? Auf unserem Blog findet ihr viele Artikel zu aktuellen Trends im Bereich des Recruitment sowie mehr über das Thema Cultural Fit.

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