Onboarding bei Innogy – Interview mit Sebastian Hopp

Veröffentlicht auf 15-08-2017

Innogy digitalisiert den enorm wichtig gewordenen Prozess des Onboardings und wird mit den angestrebten Maßnahmen zu einem Vorreiter in der Hinsicht. Trotz Verbesserungspotenzials ist der Energieversorger auf einem guten Weg den Fokus der Integration von neuen Mitarbeitern nicht nur auf das Fachliche zu legen, sondern die Einbindung in die Unternehmenskultur in den Vordergrund zu stellen.

Letzte Woche hatte ich die Gelegenheit mit dem HR Experten Sebastian Hopp, Director of Opportunities und ehemals Head of Recruiting & Research bei dem europaweit agierenderen Unternehmen Innogy SE zum Thema des Onboardings zu sprechen.

Als Abschluss zu der Onboarding-Reihe und zur Fortsetzung der HR Experten Interview-Reihe hat uns Sebastian einen Einblick gegeben, mit welchen Maßnahmen Innogy die folgenden Schritte professionalisieren möchten:

  1. Pre-Onboarding
  2. Onboarding
  3. Post-Onboarding

Stellenwert des Onboardings

Vorab sei gesagt, dass nicht alle geplanten Maßnahmen durchweg zu 100% im Unternehmenanwendbar sind, da man laut Sebastian differenzieren muss zwischen Geschäftsbereichen die verschiedene Reifegrade mitbringen und dementsprechend Onboarding mit einer anderen Intensität betreiben.

Aber generell spielt das Onboarding und die Integration neuer Mitarbeiter/innen in die Unternehmenskultur eine große Rolle bei Innogy. In dem kürzlich gestarteten Projekt “Sourcing bei Innogy” ist das Onboarding neben den beiden Themen “attracting” und “selecting” die dritte große Säule an der gearbeitet wird.

Beginnen tut der Digitalisierungsprozess bei Innogy mit dem Pre-Onboarding, die Zeit zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag. Warum es so wichtig ist in dieser Phase eine Bindung zum zukünftigen Mitarbeiter aufzubauen, belegt eine durchgeführte Studie der Haufe-Gruppe. Unglaubliche 26% der befragten Unternehmen haben bereits eine Kündigung in dieser Phase erhalten. Bei Innogy ist diese Quote mit knapp 10% wesentlich geringer und wird mit den Maßnahmen vermutlich weiter sinken.

CompanyMatch: Was genau beinhalten diese Maßnahmen?
Innogy plant die Einführung einer App, die sogenannte “New-Joiner-App”. Am Tag der Vertragsunterzeichnung erhalten die neuen Kollegen-/innen Login-Daten für diese App und haben somit Zugriff auf Informationen zum zukünftigen Team, News aus dem Newskanal, die Möglichkeit Profilbilder für den Mitarbeiterausweis hochzuladen, Wünsche bezüglich der Hardware (Computer, Desktop, 1 oder 2 Bildschirme am Arbeitsplatz) zu hinterlassen und vorgefertigte Datenschutz- und IT-Security Klauseln zu unterschreiben.

Allerdings beschränkt sich das Pre-Onboarding nicht nur auf die Bereitstellung von digitalen Informationen. Innogy lädt zukünftige Mitarbeiter auch zu Team-Events ein oder schickt Geburtskarte an Mitarbeiter, die bald ihren ersten Arbeitstag angehen.

All diese Aktivitäten helfen dem Unternehmen der Neueinstellung das Leben so einfach wie möglich zu gestalten und mögliche administrative Aufgaben in der ersten Arbeitswoche zu vermeiden. Der Fokus liegt auf dem Kennenlernen des Teams und die gelebte Unternehmenskultur. Das fördert die Bereitschaft und Vorfreude der neuen Kollegen-/innen.

Innogy Onboarding

CompanyMatch: Was versteht man unter dem 1-Wochen-Plan bei innogy?
Bei dem eigentlichen Onboarding-Prozess, der bei Innogy vor allem in der ersten Woche gut durchgeplant ist und bis zu 3 Monate läuft, legt das Unternehmen viel Wert auf ein strukturiertes Vorgehen. So bekommen Vorgesetzte oder Abteilungsleiter-/innen einen von Sebastian liebevoll genannten “Laufplan” mit an die Hand gegeben, worauf alle Aktivitäten und Maßnahmen für den neuen Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin aufgelistet sind.

Aus folgenden Aktivitäten und Maßnahmen können Innogy-Manager auswählen, um neue Kollegen-/innen zu empfangen:

  • Willkommen heißen & Willkommensbrief mit Unterschriften aller Kollegen aus der Abteilung
  • “New-Joiner-Packete” (unteranderem mit Blog und Stift oder wahlweise auch T-Shirt)
  • Innogy gebrandete Karaffe
  • Innogy-Drinks

Allerdings kümmert sich nicht nur der oder die Vorgesetzte um Neueinstellungen, sondern auch ganz normale Kollegen. Innogy hat ein Buddy-Programm ins Leben gerufen, bei dem ein Kollege oder eine Kollegin ausgewählt wird, um in den ersten 3 Monaten mit Rat und Tat beiseite zu stehen. Gerade solche Maßnahmen sind besonders effektiv um sich als “Neuer” in die gelebte Unternehmenskultur einzufinden.

Des Weiteren gibt es bei Innogy die “New-Joiner-Events”, bei denen Neueinsteiger des jeweiligen Quartals sich treffen können und die Möglichkeit haben, sich fachunabhängig auszutauschen. Gerade hier zeigt sich, wie gut man in die neue Kultur passt und ob darauf basierend eine Idenfikation mit dem Unternehmen stattfindet. Um den Prozess der Identifikation nicht dem Zufall zu überlassen, sollte man schon bei der Einstellungsphase auf den Cultural Fit mit der Arbeitgebermarke und Kultur achten. Innogy legt daher viel Wert darauf möglichen Kandidaten schon vor dem eigentlichen Vorstellungsgespräch und dem Onboarding-Prozess Möglichkeiten zu bieten das Unternehmen und die Kultur besser kennenzulernen.

CompanyMatch: Was für eine Rolle spielen Umfragen?
Um zukünftig die Effektivität des neuen, unter anderem digitalisierten Onboarding-Prozess besser bewerten zu können, hat Sebastian mit seinem Team zwei Online-Umfragen entwickelt, die zum einen die Zufriedenheit des Neueinsteigers abfragen und zum anderen den Manger befragen, wie der Prozess gelaufen ist. Somit lässt sich zum einen die Qualität des Prozess sichern und ggf. auch verbessern und zum anderen ist es nochmal eine Möglichkeit für den oder die neue-/n Kollegen-/innen ihr Feedback zu abzugeben.

Sebastian Hopp, vielen Dank für das Gespräch und die vielen Informationen.

Mit dem neuen Ansatz des Onboarding-Prozesses wirkt Innogy der doch relativ hohen Abbruchquote von neuen Kollegen und Kolleginenn in den ersten Monaten der Beschäftigung entgegen. Das fördert nicht nur die interne Dynamik im Unternehmen, sondern hat auch finanzielle Implikationen. Im Whitepaper “Die Kosten einer Fehlbesetzung” erfahrt Ihr mehr über die durschnittlichen Mehrkosten, welche ein europäisches Unternehmen augfrund von Fehlbesetzungen zu stemmen hat.

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