Erfolgreiches Onboarding –  so gelingt es!

Veröffentlicht auf 14-06-2017

Der erste Eindruck zählt. Dies gilt auch für die langfristige Bindung eines Mitarbeiters. Erfolgreiches Onboarding ist daher extrem wichtig. Onboarding geht dabei weit über Schulungen und eine Führung durch das Büro hinaus: Besonders die Unternehmenskultur und soziale Kontakte innerhalb eines Unternehmens sind wichtig für die erfolgreiche Integration neuer Mitarbeiter. Doch was genau versteht man unter erfolgreichem Onboarding und wie lassen sich Fehler vermeiden? Lest mehr darüber in dem ersten Teil unserer Reihe zum Thema “Erfolgreiches Onboarding”!

Onboarding Definition

Onboarding ist ein extrem komplexer Prozess, weswegen wir euch heute mit den wichtigsten Fakten und Strategien einen kurzen Überblick über das Thema verschaffen möchten. Die folgenden Themen werden wir genauer diskutieren:

Was ist ‘Onboarding’?

Unter “Onboarding” (eng. für “An-Bord-nehmen”) versteht man die systematische Integration von neu eingestellten Mitarbeitern in das Unternehmen. Hierbei sind vor allem die ersten sechs Monate entscheidend. Laut einer aktuellen Studie der Aberdeen Group ist dies der Zeitraum, in dem neue Mitarbeiter entscheiden, ob sie bleiben oder das Unternehmen wieder verlassen wollen. Das Onboarding neuer Mitarbeiter sollte sich allerdings nicht nur auf die fachliche, sondern auch auf die soziale Integration fokussieren. Neuen Angestellten sollte man die Unternehmenskultur, internen Werte und Normen sowie die Mission des Unternehmens genau erklären. Auch das Knüpfen von sozialen Kontakten mit Kollegen darf dabei nicht zu kurz kommen!

Die Auswirkungen von schlechtem Onboarding

Die Wichtigkeit von erfolgreichen Onboarding ist unumstritten. Allerdings zeigt eine aktuelle CareerBuilder Umfrage, dass der eigentliche Onboarding Prozess in vielen Unternehmen fehlerhaft ist. Von 2.300 befragten HR Professionals und einstellenden Managern verschiedener Branchen und Unternehmensgrößen im privaten Sektor gaben  36% der Befragten an, über keinen strukturierten Onboarding Prozess zu verfügen.

Die negativen Auswirkungen von schlechtem Onboarding sind vielfältig:

  • 16% der HR Manager bemerken sinkende Produktivität
  • 14% der Befragten beklagen mangelnde Effizient
  • 12% sind der Meinung, dass es die Chancen von Mitarbeiterfluktuation erhöht

Neben diesen Faktoren vermerken viele Manager außerdem eine sinkende Moral der Mitarbeiter sowie Engagement. Auch das Vertrauen in den Manager und Arbeitgeber selbst sinkt drastisch.

Die Studie zeigt also, dass ein erfolgreiches Onboarding nicht nur für neue Mitarbeiter wichtig ist, sondern für den Erfolg des gesamten Unternehmens. Vor allem eine Integration von Technologie und Automatisierung in den Prozess würde einen Schritt in die richtige Richtung darstellen. Lediglich 12% der befragten Unternehmen aus einer von der Haufe-Gruppe durchgeführten Studie gaben an eine Onboarding Software zu nutzen.
Die CareerBuilder Umfrage wiederum zeigt, dass über 40% der befragten HR Manager, die Onboarding Informationen nicht elektronisch festhalten, mindestens 3 oder mehr Stunden damit verbringen Informationen zu sammeln und sie auszuwerten. 16% verbringen sogar 5 oder mehr Stunden damit. Diese zusätzliche Arbeit kann zu mehr Stress für die einstellenden Managern führen. Außerdem können fehlende Information zu verspäteten Startterminen führen. Diese Verzögerungen können einen negativen Eindruck auf Kandidaten machen und eventuell sogar dazu führen, dass neue Mitarbeiter das Unternehmen zügig wieder verlassen.

Weg zum erfolgreichen Onboarding

Zum erfolgreichen Onboarding in 3 Phasen 

Aus der aktuelle Umfrage der Haufe-Gruppe geht des Weiteren hervor, dass 84% der befragten HR-Verantwortlichen Verbesserungspotenzial bei ihrem derzeitigen Onboarding-Prozess sehen. Doch wie genau lässt sich der eigene Onboarding Prozess verbessern?

Die Förderung und Stärkung des Mitarbeiterengagement ist ein wichtiger Teil eines erfolgreichen Onboarding Prozesses. Motivierte Mitarbeiter sind bekanntlich produktiver, effizienter und loyal gegenüber einem Unternehmen. Hierbei spielt vor allem die Kultur eines Unternehmens eine essenzielle Rolle.

Es ist sinnvoll den Prozess in die folgenden drei Phasen zu unterteilen:

  1. Maßnahmen vor Arbeitsantritt
  2. Erster Arbeitstag und erste Arbeitswoche
  3. Probezeit und Integration

Maßnahmen vor dem Arbeitsantritt
Die bereits erwähnte Studie der Haufe-Gruppe ergab, dass 26% der befragten Unternehmen bereits eine Kündigung zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem eigentlichen ersten Arbeitstag erhalten haben. Um diese anfängliche hohe Fluktuation zu vermeiden, sollten Unternehmen versuchen bereits vor dem ersten Arbeitstag eine positive Beziehung mit einem zukünftigen Mitarbeiter aufzubauen.
Besonders Onboarding-Plattformen im Internet oder Onboarding-Apps aber auch Willkommensmappen oder ein Ablaufplan für den ersten Arbeitstag bieten sich als Maßnahmen an.

Erster Arbeitstag und erste Arbeitswoche
Versetzen wir uns doch einmal kurz in die Lage des neuen Mitarbeiters: Für ihn beginnt ein neuer Lebensabschnitt mit neuen Herausforderung, Kollegen, Abläufen und Regeln. Hinzukommt, dass er zunächst die eigenen Fähigkeiten noch unter Beweis stellen muss. Anspannung pur!
Genau aus diesem Grund sollte man versuchen, den ersten Tag so entspannt und positiv wie möglich zu gestalten. Das Ziel ist es immerhin, dass sich der Mitarbeiter willkommen fühlt!
Die erste Orientierung für die kommenden Wochen, sowie ein Firmenrundgang sollte daher vom Chef höchstpersönlich ausgeführt werden. Neue Mitarbeiter sollten dabei direkt dem erweiterten Kollegenkreis vorgestellt werden. Es gibt immerhin nichts schlimmeres wie wenn die Teamkollegen keine Zeit für “den Neuen” haben. Für den ersten Arbeitstag gilt also für beide Seiten: Vorbereitung ist das A und O!

Probezeit und Integration
Viele Unternehmen legen immer noch viel zu wenig Wert auf soziale Integration während des Onboarding-Prozesses. Da diese schlecht von Führungskräften angeordnet werden kann, macht es Sinn, neuen Mitarbeitern “Mentoren” oder “Paten” zur Verfügung zu stellen. Dieser sorgt beispielsweise dafür dass ein neuer Mitarbeiter zum gemeinschaftlichen Mittagessen eingeladen wird. Die Vorteile eines solchen Paten-Systems liegen auf der Hand: Der neue Mitarbeiter bekommt nicht das Gefühl, dass er “stört” und wird gleichzeitig effektiv in die Unternehmenskultur integriert.

Ein weiterer unvermeidlicher Punkt: Feedback. Eine offene Feedback-Kultur ist besonders im Onboarding-Prozess wichtig und zeigt dem neuen Mitarbeiter, dass seine Meinung wertgeschätzt wird. Auch aufkommende Schwierigkeiten und Probleme lassen sich so besser nachvollziehen und lösen.

Ein langer Weg zum erfolgreichen Onboarding

Die Ergebnisse  verschiedener Umfragen zeigen, dass selbst HR Professionals anerkennen, dass es noch viel Luft nach oben im Onboarding gibt. Die fehlende Struktur sowie der Mangel an Standardisierung und Automatisierung sind nur ein paar Faktoren, die man optimieren könnte. Auch die Integration neuer Mitarbeiter in die Kultur eines Unternehmens wird häufig vernachlässigt. Dabei ist es vergleichsweise simpel den eigenen Onboarding Prozess zu optimieren, denn einfache Gesten, wie das gemeinsame Kaffeetrinken mit Kollegen, können einen Unterschied machen!

Ein mangelhafter Onboarding-Prozess ist nur einer der vielen Gründe, warum Mitarbeiter ein Unternehmen bereits nach kurzer Zeit wieder verlassen. Doch wie viel genau kosten solche Fehlbesetzungen? Und wichtiger: Wie lassen sie sich vermeiden?
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