Verbeter met deze tips je concentratie én productiviteit

Gepubliceerd op 15-03-2017

De gemiddelde persoon verliest iedere vijftien minuten zijn of haar aandacht tijdens het werk. In totaal zijn we ruim een uur per dag onze aandacht kwijt. Het zijn de kleinste dingen die onze gedachten af laten dwalen. Even snel een telefoontje opnemen, WhatsAppen tijdens werk of een collega die even snel wat komt vragen. Welke factoren bij concentratieverlies spelen mee, hoe kan je deze invloed beperken en wat helpt wél om de dag productief door te komen? Lees dit artikel en ontwikkel vanaf nu meer grip op je werkdag!

Net als iedereen worstel ik ook met een gebrek aan tijd. Als ik denk aan mijn eigen goede voornemens heb ik mijzelf voor 2017 voorgenomen productiever te werken, minder snel afgeleid te raken door van alles en nog wat en taken minder uit te stellen door domweg te doen. Het is verleidelijk om nog even snel die ene mail te sturen, je WhatsApp te openen, ondertussen brood te smeren en een collega te groeten die net binnen is. Vandaag onderzoek ik hoe het komt dat mensen zo snel afgeleid raken en daardoor minder productief zijn. Ook vertel ik hoe je productiever met je werkdag om kunt gaan, door beter time-management.

‘De mens anno nu heeft een slechtere concentratie dan een goudvis’. Dat concluderen onderzoekers van Microsoft. In 2000 kon men zich nog gemiddeld twaalf seconden concentreren, inmiddels is dit nog maar acht seconden. Volgens de onderzoekers komt dit onder andere door ons veelvoudige smartphonegebruik. We delen onze tijd door technologie anders in en ontwikkelen daarmee een groter vermogen om te multitasken. Andere onderzoekers zien er juist kwaad in. Volgens hen zorgt multitasken ervoor dat je minder effectief bezig bent omdat je de aandacht steeds verlegt.

Welke factoren spelen mee bij concentratieverlies?
Kunnen wij ons eigenlijk wel acht uur lang concentreren? Of zijn onze hersenen erop gebouwd om afgeleid te raken? Vast staat dat onze concentratie slechter wordt naarmate we langer met iets bezig zijn. We zijn dan minder in staat om een beslissing te nemen of waakzaam te zijn. Er zijn veel factoren die meespelen bij concentratieverlies. Naast psychische oorzaken zoals een concentratiestoornis of een depressie, zijn nog meer factoren invloed op je productiviteit. Ik zoom in op een paar veelvoorkomende factoren en laat zien wat je hiertegen kunt doen.

Je werkomgeving 
Tegenwoordig zitten steeds meer bedrijven in een zogenaamde ‘open office’. Dat past bij de trend van nieuw werken. En hier is ook zeker wat voor te zeggen. Werknemers blijken beter te functioneren in een inspirerende omgeving. Aan de andere kant kan je ook afgeleid raken door rumoer of collega’s die je altijd aan kunnen spreken. Soms is het nodig om je aandacht er heel goed bij te houden. Dan is het belangrijk om een werkplek te creëren waar dit ook kan. Bijvoorbeeld door op kantoor een afgesloten ruimte op te zoeken of door thuis te werken.

Kijk ook eens naar je eigen werkplek. Hoe functioneer jij het best? Geldt voor jou hoe opgeruimder hoe beter? Of laat je liever alles slingeren? Een rommelig bureau staat voor een rommelig hoofd met veel afleiding. Een rommelig bureau bevordert volgens studie juist wel weer creativiteit. Een opgeruimd bureau zorgt dan weer voor een groter verantwoordelijkheidsgevoel. Bepaal zelf wat voor jou het beste werkt.

Kijk ook kritisch naar je baan. Vraag jezelf af of je werk uitdagend genoeg is. Verveling uit zich ook in concentratieproblemen. Andersom geldt hetzelfde: als je werk te moeilijk voor je is zie je door de bomen het bos niet meer. In beide gevallen kan je beter op zoek naar een andere baan.

Slaapgewoonten
Een op de zes medewerkers kampt met slaapproblemen. Moeheid leidt automatisch tot concentratieverlies. Uit een ander onderzoekt bijkt dat je al door een half uur meer slaap per nacht productiever bent op je werk. Een simpele, maar zeer waardevolle, tip is dus om te proberen meer te slapen. Dit hoeft niet alleen ’s nachts te gebeuren. Zo kun je bij sommige bedrijven powernappen tijdens werktijd in een speciale powernap ruimte. Een dutje van 10-20 minuten is al genoeg! Het zorgt voor minder stress, en verhoogt productiviteit. Mocht het ’s avonds dus niet lukken, ga eens met je leidinggevende om de tafel..

Social media
Een andere factor is technologische ontwikkeling. Onderzoekers van Microsoft gaven al aan dat de concentratie bij de moderne werknemer verminderd is door het gebruik van de smartphone. Met de volgende situatie wil ik dit illustreren. Beeld je in: je bent aan het werk en hebt je smartphone op je bureau. Het schermt licht een paar keer op. Kun jij de verleiding weerstaan je telefoon niet op te pakken? Smartphone gebruik is verslavend en leidt tot een grote stroom informatie in je hoofd. Door je werk vaak te onderbreken en je mail,WhatsApp, Facebook en Twitter te checken zorg je voor een overload aan informatie. Het blokkeert productiviteit en zorgt ervoor dat je je niet meer kunt focussen.

Gelukkig zijn de meeste mensen zich steeds meer bewust van deze trend. Er zijn verschillende apps (zoals Procrastination Punisher) op de markt om apps tijdelijk te blokkeren of websites op je computer tijdelijk niet beschikbaar te maken. Je kunt natuurlijk ook nog altijd gewoon je telefoon uitzetten of wegleggen. Lastig? Spreek met jezelf een tijdslimiet af. Over het algemeen kan een mens zich driekwartier concentreren. Maak met jezelf de afspraak dat je na elke drie kwartier even mag kijken.

Het gevolg van concentratieverlies
Een achteruitgang in concentratievermogen leidt ertoe dat we onze tijd steeds minder goed besteden, omdat we vaker onze aandacht verliezen. En tijd lijken we precies tekort te komen. Soms lijkt het alsof er te weinig werkuren in een dag zitten om alles op tijd af te hebben. Het probleem van een slechte concentratie is dus uiteindelijk dat er weinig tijd overblijft voor je taak. Onderzoek wijst uit dat je gemiddeld 41% van de tijd op werk bezig bent met onbelangrijke zaken. Julian Birkinshaw, professor Strategy and Entrepreneurship aan de London Business School, houdt zich bezig met het effectief indelen van tijd. Samen met Jordan Cohen, Head of Organizational Effectiveness, komt hij met strategie die je zelf toe kunt passen op jouw werkweek. Het idee: maak een overzicht van belangrijke en niet belangrijke taken. En doe vervolgens alleen dat wat essentieel is om je werkdag te laten slagen. Hoe werkt dat in de praktijk?

Stel je hebt een 40-urige werkweek. Volgens de studie zou je productiever zijn door minder prioriteit aan zaken als administratie en meetings te geven. In hun onderzoek werd aan medewerkers van verschillende bedrijven gevraagd om zes uur aan administratie te schrappen en twee uur aan vergadertijd. Het resultaat: één hele dag over aan tijd om dingen te doen die echt belangrijk zijn. Veel bedrijven spelen hierop in door een ‘mailloze vrijdag’ in te voeren of een tijdslimiet aan vergaderingen te geven. Maar begin vooral bij jezelf! Volgens Birkinshaw en Cohen is het lastig om regels topdown te veranderen. Effectieve verandering komt uit de medewerkers zelf.

Over tot actie en start met je eigen interventie!
Bepaal welke taken je door zou kunnen schuiven naar een ander moment. Dit kun je doen door een lijst te maken van al je taken de afgelopen twee dagen. Beschrijf deze heel specifiek. Bepaal nu hoe belangrijk elke taak is. Stel je voor dat je door omstandigheden een uur te laat bent op werk. Hoe belangrijk zouden je taken zijn als je minder werktijd hebt? Vraag jezelf dan af hoeveel waarde de taak voor jou heeft. Stel jezelf voor dat je financieel onafhankelijk bent en je eigen droombaan vormgeeft. Kortom: vind je het waardevol om te doen?

Maak vervolgens een overzicht van deze antwoorden. Focus je op belangrijkheid. Dus administratieve taken, dubbele handelingen en onnodige vergaderingen kunnen al geschrapt worden. Krijg hiermee zicht op waar jouw prioriteit ligt, welke taken door anderen gedaan kan worden, en welke taken je simpelweg kunt laten vallen. Ondanks dat het niet altijd makkelijk is je taken uit handen te geven is het dat volgens het onderzoek wél waard. Durf dingen uit handen te geven. Mensen uit het onderzoek die dat deden voelden zich minder gestrest, hadden meer energie en meer tijd over voor belangrijk werk. Ook voelden (jongere) collega’s zich meer betrokken door de nieuwe verantwoordelijkheden die zij kregen. Vertel je collega’s en vooral je leidinggevende wat je doet, en waarom je sommige dingen juist niet meer doet. Op deze manier kun je niet terugkrabbelen. Het belangrijkste is dat je deze afspraak met jezelf staande houdt.

Terug naar het deel over concentratie. We kunnen ons dus tegenwoordig dus steeds minder concentreren. Dit komt onder andere door veelvoudig smartphone gebruik dat bijvoorbeeld leidt tot multitasken (dat vervolgens weer leidt tot een slechtere concentratie) je baan en je werkplek. Ook werd duidelijk dat een verminderde concentratie invloed heeft op de productiviteit van je werkdag. Er is niet één oplossing om je concentratievermogen te verbeteren. Door te werken in een omgeving die bij je past, beter te slapen en jezelf tijdens het werk niet af te laten leiden door telefoongebruik kun je wél werken aan je concentratie. Ook kun je door middel van het stappenplan de schade van je verloren aandacht beperken, door je alleen te focussen op de belangrijkste taken op het moment dat je ook écht gefocust bent.

Door ons aanbevolen artikelen