Wit-Gele Kruis: Cultural Fit in het oriëntatie- en sollicitatieproces

Gepubliceerd op 03-11-2017

“Om de juiste mensen aan te trekken en te behouden, zijn wij er als werkgever van overtuigd dat het van groot belang is dat er een cultural fit bestaat tussen de medewerker en onze organisatie”. CompanyMatch werkt met succes al enkele jaren in België, voor ondernemingen, zoals: BNPParibasFortis, Argenta, Accent Jobs, Schoenen Torfs, Carrefour, Hunkemoller, Telenet, TVH Group, Baloise Insurance, Adecco, Medialaan. Vandaag interviewt CompanyMatch HR Business partners Sofie Bauwens, Leen Vinck en Natalie Cocquyt van Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen over Cultural Fit in het oriëntatie- en sollicitatieproces.

Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen

Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen is al 80 jaar een vaste waarde in de thuisverpleging in Vlaanderen. Om op een maatschappelijk verantwoorde manier zorg te kunnen verlenen aan iedere persoon met een zorgnood, ontwikkelt Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen zich als een organisatie met een innovatief zorgaanbod en gespecialiseerde verpleegkundige zorg. Sinds oktober 2016 werkt Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen met zelfsturende teams dicht bij het bed van de patiënt en in nauw overleg met de patiënt zelf, diens (huis)arts, mantelzorger(s) en andere partners in zorg. Belangrijk hierbij is dat de patiënt de regie van zijn/haar zorg zoveel mogelijk zelf in handen houdt.

Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen

V.l.n.r.: Natalie Cocquyt, Leen Vinck, Sofie Bauwens

Wat was voor jullie persoonlijk het meest doorslaggevende argument om bij Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen te gaan werken?
Ik heb altijd willen werken in de zorgsector. De zorg is een mooie, warme en maatschappelijk belangrijke sector. Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen is een organisatie die voortdurend in beweging is. We kijken altijd vooruit en vernieuwen voortdurend. Deze beide aspecten (het belang van onze sector voor de maatschappij en het feit dat de organisatie voortdurend innoveert) maken het voor mij boeiend. Wat mij ook enorm motiveert is dat het besluitvormingsproces in Wit-Gele Kruis verloopt met een beperkt aantal tussenstappen waardoor wij zeer snel kunnen schakelen. Je hoort vaak dat eens er een besluit is genomen, het nog een aantal jaar duurt voordat er daadwerkelijk iets is uitgewerkt. Dit is minder het geval bij Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen. Als wij een ‘go’ krijgen dan hebben we de vrijheid om de zaken in handen te nemen en vernieuwingen onmiddellijk te implementeren.

Hoe komen potentiële medewerkers met jullie in contact?
Mond-tot-mond reclame is voor ons het belangrijkste medium om bij potentiële kandidaten onder de radar te komen. Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen heeft 1.750 medewerkers die als ambassadeur van onze organisatie naar buiten kunnen treden! Daarnaast spelen stagemomenten een zeer belangrijke rol: eens verpleegkundigen hebben geproefd van de sector van de thuisverpleging kunnen zij beter inschatten of zij in deze specifieke setting passen.
Maar er zijn uiteraard ook andere manieren om met ons in contact te komen. Eén van mijn collega’s heeft bijvoorbeeld onze werking leren kennen door middel van een boek dat het Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen heeft uitgegeven: ‘De Naakte Waarheid over Zelfsturing’. Dit boek beschrijft de werking van onze organisatie en licht ook de reden van de keuze voor zelfsturende teams toe. De inhoud van dit boek was voor haar een belangrijke trigger om bij Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen te solliciteren.

Jijzelf en je collega werken beiden al een heel tijd voor Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen. Jijzelf werkt hier bijvoorbeeld al 8 jaar, jouw collega Sofie werkt hier al 10 jaar. Is het zo dat alle medewerkers van Wit-Gele Kruis heel lang voor jullie organisatie blijven werken?
Als jouw persoonlijke waarden en normen passen binnen de cultuur van de organisatie waarvoor je werkt dan zal je lang voor deze organisatie willen en kunnen werken. Dat geldt niet alleen voor Wit-Gele Kruis maar voor alle bedrijven en organisaties. Als er geen cultural fit bestaat, dan merk je dat mensen sneller weg gaan.

Er zijn veel organisaties die hun waarden uitdragen en die vertellen dat het leuk is om binnen die organisatie te werken. Toch is het verloop binnen veel van die organisaties groot. Wat maakt dat dit bij jullie minder het geval is?
Ik denk dat het heel belangrijk is om reeds van bij de aanwerving te toetsen of iemand kan passen binnen de bestaande organisatiecultuur. Anders gezegd, als we bij kandidaten tijdens een sollicitatiegesprek al merken dat ze behoefte hebben aan een leidinggevende persoon die richtlijnen geeft over hoe er moet gewerkt worden dan weten wij al dat de persoon die voor ons zit niet de juiste kandidaat is. Wij werken niet met leidinggevenden in onze organisatie, net omdat we voor zelfsturing hebben gekozen. Wij gaan tijdens onze selectiegesprekken vrij diep in op de persoonlijkheid van de potentiële medewerker: ‘Wat heb je nodig om je tijdens je werk goed te voelen?’, ‘Waar krijg je energie van?’, ‘Wat verwacht je van je collega’s?’, ‘Wat vind je van zelfsturing?’, ‘Wat denk je dat zelfsturend werken inhoudt?’, ‘Denk je dat je goed zou passen in een zelfsturend team?’… Als we in het beginstadium van de selectieprocedure niet kunnen achterhalen of mensen in onze zelfsturende structuur passen, dan hebben we onvoldoende informatie om de selectieprocedure verder te zetten.

Kan ik voor Wit-gele Kruis Oost-Vlaanderen werken zonder ervaring in de zorgsector?
Ja, dat kan. Wij zoeken voornamelijk verpleeg- en zorgkundigen. We hebben ook niet-zorg vacatures, maar die zijn in de minderheid. Uiteraard moet je als verpleeg- of zorgkundige altijd je diploma en een curriculum vitae kunnen voorleggen. Ervaring in de thuisverpleging of in de zorg is er niet specifiek nodig. Je moet je er wel bewust van zijn dat thuisverpleegkunde iets anders is dan ziekenhuisverpleegkunde bijvoorbeeld. De keuze voor thuisverpleegkunde is een zeer bewuste keuze. Je bent elke dag heel zelfstandig bezig. Wanneer je bij patiënten thuis komt, ben je vaak overgeleverd aan je eigen creativiteit. Als er bij de patiënt thuis onverwacht iets gebeurt, dan kan je niet even snel er een collega bij roepen. Je hebt wel een telefoon waarmee je altijd collega’s kan opbellen. Maar fysiek sta je er wel alleen voor. Enerzijds moet je je daarvan bewust zijn, anderzijds maakt dat het werk juist ook boeiend. Ik verduidelijk wat ik hiermee precies bedoel. Als je als patiënt opgenomen wordt in een ziekenhuis dan ben je overgeleverd aan de structuur van het ziekenhuis. Artsen en specialisten bepalen wanneer je bepaalde onderzoeken ondergaat en daar moet je als patiënt in meegaan. Als je als verpleegkundig bij iemand thuis komt, en als de patiënt op dat moment zegt: “Nee, niet voor mij…”, dan moet je je daar uiteindelijk bij neerleggen.

Hoeveel vacatures moeten jullie op jaarbasis ongeveer invullen in Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen?
Dat zijn er ongeveer 300 op jaarbasis.

Komen deze vacatures vooral voort uit groei of ook uit natuurlijk verloop?
Beide, er komen vacatures vrij door natuurlijk verloop, maar vooral ook uit groei. Bij onze omslag naar het werken met zelfsturende teams hebben we er bewust voor gekozen om te groeien. Om deze groei te kunnen realiseren moeten de teams beschikken over voldoende mankracht.

Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen

Wat doen jullie als werkgever om zo veel mogelijk nieuwe potentiële medewerkers te bereiken?
Wij proberen onze vacatures op zo veel mogelijk verschillende manieren te verspreiden, dus zowel via onze medewerkers als via advertenties in de regionale kranten.
Daarnaast zijn er de verschillende jobsites en onze eigen rekruteringswebsite uiteraard. We maken ook gebruik van de sociale media, we gaan onze organisatie voorstellen in de scholen voor verpleegkunde… We kiezen er bewust voor om zo regionaal mogelijk te adverteren. Onze verpleegteams zijn het best op de hoogte van de lokale mogelijkheden voor adverteren, zij horen en zien welke kanalen er in het dorp/de stad het vaakst geconsulteerd worden. In die zin laten wij ons vooral door hen adviseren. Last but not least zijn er onze wagens die overal in het straatbeeld herkenbaar zijn en waarop onze contactgegevens vermeld zijn.

Kan je iets vertellen over de verhouding tussen spontane aanwerving via jullie website en actieve rekrutering via een jobsite?
Het overgrote deel van de kandidaten die bij ons solliciteren hebben in de loop van hun studieperiode al stage gelopen bij het Wit-Gele Kruis. Daarnaast is er ook een grote groep van sollicitanten die de weg naar ons vindt omdat zij een medewerker kennen die al voor Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen werkt.

Naar welke specifieke attitudes zoeken jullie bij kandidaten die uitgenodigd worden voor een gesprek?
Dat gaat om verschillende kenmerken, de belangrijkste zijn: kunnen samenwerken met anderen, feedback durven geven aan collega’s en openstaan voor het krijgen van feedback van de collega’s. Ook openheid is belangrijk: soms moet er gepraat worden over moeilijke situaties of voorvallen. Daarnaast is het kunnen stellen van grenzen heel belangrijk voor onze medewerkers. We hechten ook veel belang aan flexibiliteit in de brede zin van het woord.

Zoals flexibiliteit in arbeidstijden?
Inderdaad, maar ook het bereid zijn om in te springen voor elkaar valt onder deze noemer. Onze medewerkers moeten ook flexibel kunnen denken. Stel dat je langs gaat bij een patiënt en er is onverwachts iets gebeurd (de patiënt is uit zijn bed gevallen bijvoorbeeld). Je stelt vast dat je de hulp van een collega moet inroepen (want er is geen tillift beschikbaar en je kan de patiënt niet op eigen houtje terug in bed leggen). Het is belangrijk dat je bedenkt wat je moet doen, maar ook wat het gevolg zal zijn voor de collega wanneer die jou komt helpen en ondertussen zijn patiëntenronde hiervoor moet onderbreken. Die mentale flexibiliteit is binnen de uitoefening van onze job erg belangrijk. Naast flexibiliteit is natuurlijk ook de kwaliteit van de zorgverlening belangrijk. Wij zijn er in de eerste plaats voor de patiënt, en die heeft recht op de best mogelijke zorg. Onze verpleeg- en zorgkundigen moeten bij de uitoefening van hun job ook streven naar een kwalitatieve uitvoering van de verstrekte zorgen.

Als je kijkt naar de leeftijd van jullie medewerkers dan kan je wellicht vaststellen dat het niet alleen jonge mensen zijn die werken voor Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen.
Dat klopt. De gemiddelde leeftijd van onze medewerkers is 42 jaar. We hebben een mooie mengeling van jonge en minder jonge medewerkers in onze organisatie.

Kan je iets vertellen over het sollicitatieproces zelf? Kan je uitleggen wat het proces inhoudt vanaf het ogenblik dat je reageert op een kandidatuur?
Eerst kijken we naar de overeenkomsten tussen het CV van de kandidaat en de vacante functie, de gevraagde opleiding, diploma’s en dergelijke… Daarna contacteren we de kandidaat om een aantal zaken af te toetsen. We gaan bijvoorbeeld na in welke regio iemand wil werken, hoeveel uur die persoon beschikbaar is… Als de informatie die we krijgen overeenkomt met wat wij voor ogen hebben dan wordt de persoon uitgenodigd voor een gesprek bij een HR business partner. Tijdens dit gesprek wordt voornamelijk gepeild naar de overeenkomstige waarden en er wordt bekeken of de kandidaat geschikt is om te werken in een zelfsturend team. We informeren naar wat iemand precies verwacht van de job, we bekijken of de bedrijfscultuur matcht met de persoonlijkheid van de kandidaat en we achterhalen of deze persoon over de nodige competenties beschikt. Tijdens dit gesprek komen, zoals eerder gezegd, voornamelijk de volgende thema’s aan bod: flexibiliteit, samenwerken, teamspirit, klantgerichtheid…. Wanneer er een match blijkt te zijn met onze organisatie dan bekijken wij samen met de planningsbegeleider bij welk team de verwachtingen van de sollicitant het best aansluiten. De volgende stap is het voorstellen van de persoon aan het team en dus de teamleden zelf. De kandidaat wordt uitgenodigd door het team voor een gesprek en vervolgens beslist het team samen met de kandidaat of er een match is. Het zijn dus de toekomstige collega’s die beslissen of iemand bij hen kan starten.

Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen

Een goede klik met de organisatiewaarden is erg belangrijk voor Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen in het sollicitatieproces. Waar vind je het waardengestuurd werken terug in de dagelijkse praktijk?
Wij proberen onze waarden inderdaad in gans onze werking naar voor te laten komen. Zo kan je ‘openheid’ en ‘samenwerking’, twee van onze vier waarden, meteen al visueel terugvinden in de inrichting van ons hoofdgebouw. Dit gebouw heeft een open inrichting waarbij je snel kan zien of een collega vrij is. Open kantoren nodigen ook uit om bij mekaar binnen te springen, dit bevordert dan weer de samenwerking. De burelen van onze directeuren zijn ook open burelen, we kunnen dus vrij langslopen om zaken te bespreken. We werken niet met een hiërarchische structuur waardoor medewerkers in alle openheid rechtstreeks kunnen mailen of telefoneren met iemand van directie. We proberen onze waarden ‘openheid’ en ‘samenwerking’ op verschillende manieren in de dagelijkse praktijk toe te passen. Ook in het sollicitatieproces brengen we deze waarden naar voren. We communiceren open over de verschillende stappen in het sollicitatiegebeuren, de teams mogen participeren aan het beslissingsproces…Ook na de sollicitatie, in het onboarding proces, spelen deze waarden een grote rol. Voor wat de waarde ‘samenwerking’ betreft denk ik spontaan aan het volgende bijvoorbeeld. We hebben bij Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen voor onze zorgmedewerkers een gestructureerd inwerktraject uitgewerkt waarbij opleidingen worden gegeven over onze manier van werken en samenwerken, medewerkers krijgen een meter of peter toegewezen met wie ze samen werken aan een vlotte integratie in de organisatie…

Kan je een persoonlijk voorbeeld aanhalen waarin je heel duidelijk hebt gevoeld: dit is mijn persoonlijke klik met het Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen?
De beslissing om te gaan werken in zelfsturende team in Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen was een beslissing die genomen werd na het zorgvuldig betrekken, informeren en consulteren van verschillende medewerkers uit verschillende niveaus, diensten en afdelingen van onze organisatie. Dit was niet zomaar een beslissing van onze directeurs of van onze Raad van Bestuur. De uiteindelijke keuze voor zelfsturing is onder andere ook gebaseerd op de resultaten van een rondetafelconferentie waarbij 300 stakeholders (patiënten, mantelzorgers, huisartsen, specialisten, ziekenhuisdirecties…) aanwezig waren. Tijdens deze conferentie werden aan de deelnemers vragen gesteld als: ‘Wat vind je goed aan onze organisatie?’, ‘Wat vind je minder goed?’, ‘Waar moeten we in de toekomst rekening mee houden?’, ‘Waar moeten we aan werken?’, ‘Wat is belangrijk voor jou?’… We hebben als medewerkers heel duidelijk gevoeld dat onze directie alle medewerkers heeft betrokken bij het besluitvormingsproces. Deze manier van werken hanteren we voortaan altijd. De komende jaren staan veel projecten op stapel en in ieder project worden er verpleegkundigen en zorgkundigen betrokken. De medewerkers zijn uiteindelijk de personen die het eerst zullen geconfronteerd worden met een nieuw besluit of een nieuw proces. We vinden dat we geen beslissingen kunnen nemen zonder hun advies hierin mee te nemen.

Je sprak zojuist over ’meter/peter’, dit zijn voor mij nieuwe begrippen. Bedoel je daarmee dat nieuwe medewerkers een soort coach krijgen?
Ja, een ’meter/peter’ is een collega binnen het team die ervoor zorgt dat een nieuwe medewerker vlot het uitgestippelde inwerktraject kan doorlopen. De ’meter/peter’ is de gesprekspartner van de nieuwe medewerker bij wie ook afgetoetst kan worden hoe de nieuwe medewerker vordert in het inwerktraject. Voor ons is deze collega echt een soort buddy.

Een buddy in het onboarding proces. Hoelang duurt jullie onboarding proces?
Voor een verpleegkundige is dit een jaar, voor een zorgkundige een half jaar.

Sinds wanneer werken jullie eigenlijk met zelfsturende teams?
Wij zijn met de voorbereidingen gestart in 2012 en sinds oktober 2016 is zelfsturing uitgerold over de hele organisatie. Onze zorgteams werken inmiddels dus een jaar onder deze vorm. Het zelfsturend concept is binnen Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen stapsgewijs uitgerold. Er zijn eerst een aantal teams gestart om uit te proberen hoe zelfsturing werkt en op basis van hun ervaringen zijn er bijsturingen gebeurd. Nadien zijn de andere teams stuk voor stuk zelfsturend gaan werken.

Waar kwam bij jullie de behoefte vandaan om aan de slag te gaan met Cultural Fit in het sollicitatie- en oriëntatieproces?
Om de juiste mensen aan te trekken en deze te kunnen behouden is het belangrijk dat deze personen goed gescreend worden. We zijn ervan overtuigd dat de basis van een goede en vlotte samenwerking ligt in het feit of iemand effectief past binnen de cultuur van Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen. Daarom zijn wij op zoek gegaan naar een manier om deze match objectief bespreekbaar te maken met de kandidaten. Gelijktijdig wilden we ook extern tonen dat we dit als Wit-gele Kruis Oost-Vlaanderen een belangrijk onderwerp vinden. Uiteindelijk zijn we in contact gekomen met CompanyMatch. Na onze eerste afspraak hier op kantoor dachten mijn collega’s en ik hetzelfde: ‘Dit is iets wat heel interessant is voor onze organisatie!’
Wij vragen de kandidaat om de vragen van CompanyMatch al in te vullen voor hij/zij bij ons op gesprek komt zodat we de outcome van de bevraging tijdens het sollicitatiegesprek kunnen bespreken. We bekijken de volgende aspecten: Waar fit jouw persoonlijkheid en jouw stijl helemaal met de cultuur van Wit-Gele Kruis en waar is dat minder het geval? Is dit verschil overbrugbaar? Kan de kandidaat zich vinden in de outcome van de vragenlijst? Enzovoort. We merken dat het bespreekbaar maken van de Cultural Fit tijdens het sollicitatiegesprek een verrijking is voor ons, maar zeker ook voor de kandidaat. We leren in een kort gesprek heel veel over de kandidaat maar de kandidaat leert ook veel over onze organisatie. De cultural fit vormt de basis voor onze dialoog en we merken duidelijk dat CompanyMatch die dialoog gemakkelijker maakt.

Dat is fijn om te horen! Kan je ook iets vertellen over hoe de kandidaat deze gesprekken ervaart?
Bij de bevestiging van de afspraak met de kandidaat vragen we om de CompanyMatch bevraging in te vullen en deze mee te nemen naar het sollicitatiegesprek. De meeste kandidaten vinden het een beetje spannend om de vragen nadien te bespreken, maar ik heb voorlopig enkel positieve reacties gehad. De kandidaten vinden het allemaal fijn dat een organisatie waarde hecht aan de cultural fit en dat we daar ook actief aandacht aan geven al tijdens het rekruteringsgesprek.

Tot slot, kan je een advies geven aan je collega professionals in de Belgische HR en recruitment wereld als het gaat over het belang van werken met de cultural fit tussen een kandidaat en een organisatie?
Maak cultural fit zo concreet mogelijk. Het betekent de start voor een goede dialoog. CompanyMatch helpt ons daar echt bij. Het is zowel voor de kandidaat als de HR-businesspartner van belang om zaken bespreekbaar te maken die voor de organisatie én voor de sollicitant belangrijk zijn. Je merkt dat als mensen niet matchen met de organisatie op vlak van waarden en cultuur, je deze kandidaten uiteindelijk toch kwijtraakt. Het is dus wat ons betreft heel belangrijk om reeds in het begin heel duidelijk deze zaken bespreekbaar te maken. En ook al zijn er zaken waarin je geen volledige match hebt, het inzichtelijk maken van de overeenkomstige intenties is minstens even belangrijk. Mijn advies? Gebruik CompanyMatch. Je haalt er meer uit dan je zou verwachten.

Dank voor jullie enthousiasme en hartelijk bedankt voor dit interview.


Benieuwd wat CompanyMatch voor uw organisatie kan betekenen? Vraag een demo aan.